Deel deze pagina

Scenario’s bouwen om onzekerheid in je voordeel om te buigen

Directe link:

Scenario’s bouwen om onzekerheid in je voordeel om te buigen

Het lijkt alsof onze wereld steeds sneller verandert en steeds onzekerder is. En dat is fundamenteel. ‘We are living in exponential times.’

Als je de onzekerheid in de omgeving rond je markt en bedrijf in kaart wilt brengen zijn scenario’s de beproefde weg. Het bouwen van scenario’s kent een paar vaste stappen die tot succes leiden. Het is noodzakelijk dat die stappen -die ik hieronder schets- met de besluitvormers zelf worden doorlopen, niet door een consultant die een rapport maakt. Grondlegger Arie de Geus beschrijft deze noodzaak in o.a. zijn boek ‘The Living Company’, waarbij hij aantekent dat het (directie)team wel moet worden begeleid door een externe facilitator om koers en gang te houden.

Al in 2013 presenteerde ik over dit Scenario Thinking-proces aan de hand van de casus bij een uitgeverij die aan de vooravond van de digitalisering staat. Onzekerheid alom.

Step 1 – focal question

Eerst moet een duidelijke vraag worden gesteld: wat willen we weten van de toekomst? Wat is onze belangrijkste en enige vraag, gegeven ons bedrijf, onze markt en wat we nu weten? Die vraag brengt een eerste richting. En die vraag mag nog een beetje ‘fout’ zijn. Zolang er maar een vraag is en consensus in het team. Om de hersenen te openen en richting te geven aan de volgende stappen.

Step 2 – collecting insights

Rond de vraag worden ‘experts’ en tegendraadse stemmen gezocht, die vervolgens op een diepgaande manier worden geïnterviewd. Elk van de leden van het team gaat op reis om één of meer opiniemakers te interviewen en te filmen. Thuisgekomen rapporteert elke interviewer aan het team. Zo worden alle interviews vergeleken en gewogen.

Step 3 – sifting certainties from uncertainties

De verkregen inzichten worden door het team gesorteerd in twee groepen: de zekerheden (dit gaat zeker gebeuren) en de onzekerheden (dit kan nog verschillende kanten op gaan). Vervolgens worden via een systeemdiagram de onderlinge afhankelijkheden en dynamiek in kaart gebracht zodat de belangrijkste twee onzekerheden komen bovendrijven.

Step 4 – creating the scenario tree

Met twee onzekerheden en de onderlinge afhankelijkheid daartussen maak je een ‘scenario tree’ met drie eindpunten. Met op de kruispunten van de boom de kernvragen die horen bij de betreffende tweesprong. Drie is het juiste aantal scenario’s, en dus eindpunten. Niet meer en niet minder. Twee geeft te weinig diversiteit; vier geeft dubbeling en onduidelijkheid.

Step 5 – writing stories

Dan worden drie onafhankelijke verhalen geschreven. Elk verhaal heeft alle zekerheden in zich, maar verschilt significant op de twee onzekerheden. En leidt tot geheel andere werelden. Lakmoesproef om te testen op het proces tot nu toe goed is verlopen is: klinken alle drie de verhalen even waarschijnlijk?

Step 6 – mapping initiatives

In de laatste stap krijgen alle bestaande producten en ontwikkelingen een plek op de scenario’s toebedeeld. En worden twee belangrijke conclusies getrokken. Conclusie 1: welk scenario heeft de meeste activiteit, ofwel wat is onze ‘unofficial future’? Elk mens en elke groep samenwerkende mensen hebben een onuitgesproken beeld van de toekomst dat meestal is gebaseerd op het optimistische beeld ‘na regen komt zonneschijn’. Conclusie 2: welk scenario is duidelijk onderbezet qua producten en ontwikkelingen. Meestal zal blijken dat een bepaald ‘onwelkom’ verhaal vrijwel geen dekking heeft. Hier is dus een enorm risico en een ‘exposure’ voor ontwrichting gevonden.

Step 7 – start focused innovation

Hier aangekomen is het doel voor innovatie duidelijk. Dit is het beginpunt van het strategische innovatieproces. Met als doel: voorbereiden op een onzekere toekomst, en opties nemen op deze toekomst. Vanaf dit punt wacht het (directie)team op de innovaties in plaats van ze op arbitraire gronden te wegen en daarbij beïnvloed te worden door het actuele nieuws, de beurskoers en het weer…

Meer weten? Vraag vrijblijvend het Innovation visionpaper van FRISSE BRONNEN aan via info@frissebronnen.nl.