Deel deze pagina

Theory of Constraints kan ook non-profits helpen

Directe link:

Theory of Constraints kan ook non-profits helpen

Non-profitorganisaties staan voor de uitdaging om met beperkte middelen maximale impact te maken. Hun “product” is geen tastbaar goed, maar een dienst. In het geval van een school is dat onderwijs dat leerlingen voorbereidt op de toekomst. Toch kunnen bewezen principes uit de bedrijfswereld, zoals de Theory of Constraints (TOC), ook hier een verschil maken. TOC richt zich op het identificeren en aanpakken van knelpunten om de prestaties van een systeem te verbeteren. En gaat in tegen veel van de bestaande inzichten.

Wat is de Theory of Constraints?

TOC is een managementfilosofie die stelt dat elk systeem, hoe complex ook, wordt beperkt door één of een paar knelpunten (constraints of bottleneck). Door deze knelpunten te identificeren en te elimineren, kan de totale doorstroom en dus de output van het systeem significant toenemen. Voor een school kan dit knelpunt van alles zijn: teveel overhead, een te krap rooster, te weinig lokalen, een tekort aan docenten, of een inefficiënte klassenindeling. Het doel van TOC is simpel: maximaliseer de doorstroom door het systeem door je te focussen op wat het tegenhoudt.

Voorbeeld in een schoolomgeving

In een school kan de “output” worden gedefinieerd als de kwaliteit en kwantiteit van geleverde afgestudeerden. Hier zijn de stappen waarmee TOC kan worden toegepast om deze output te verhogen:

Identificeren van het Knelpunt
De eerste stap in TOC is het vinden van de bottleneck. Stel dat een school merkt dat de doorstroom van leerlingen stagneert: te veel leerlingen blijven zitten of verlaten de school voortijdig. Analyse toont aan dat het knelpunt is dat docenten te weinig individuele aandacht kunnen geven en leerlingen afhaken.
Optimaliseren van de Constraint
Zodra het knelpunt bekend is, richt TOC zich op het maximaliseren van het gebruik ervan, in dit voorbeeld persoonlijke aandacht. Contra-intuïtief genoeg besluit de school daarom om klassen kleiner te maken, ook al lijkt dat minder efficiënt door een hogere docent-leerlingratio. Door groepen te verkleinen, krijgen leerlingen meer persoonlijke begeleiding, wat de leerresultaten verbetert en uitval vermindert.
Ondersteuning door het gehele systeem
TOC benadrukt dat andere delen van het systeem zich moeten aanpassen aan de bottleneck. Met kleinere klassen kan de school bijvoorbeeld flexibele roosters invoeren of extra (kleinere) lokalen benutten. Dit vraagt mogelijk om creatieve oplossingen maar het ondersteunt de kernoplossing: betere doorstroom door meer aandacht per leerling.
Herhaling voor Continue Verbetering
Nadat één knelpunt is opgelost, verschuift de bottleneck vaak naar een ander gebied. Door kleinere klassen stijgt niet alleen de doorstroom, maar waarschijnlijk ook de aantrekkelijkheid van de school, wat leidt tot meer aanmeldingen (instroom). De school kan zich dan richten op het volgende knelpunt, misschien het aannemen van extra docenten om de groei te beheren. Dit creëert een cyclus van verbetering.

Voor een non-profit is TOC aantrekkelijk omdat het geen dure investeringen vereist, maar slechts een verandering in mindset en focus. Het helpt om middelen effectiever in te zetten, wat aansluit bij de realiteit van een non-profit. Bovendien is het flexibel: TOC kan worden toegepast op kleine schaal (één klas) of schoolbreed.

Uitdagingen

TOC implementeren in een organisatie is niet zonder obstakels. Veranderingen kunnen weerstand oproepen bij beheerders die gewend zijn aan oude vuistregels, zoals maximale bezetting of een focus op kostenbeheersing. Dit kan worden aangepakt door mensen te betrekken in het denkproces en te starten met een pilot en de resultaten te meten. Als de gewenste effecten inderdaad komen, wordt het makkelijker om draagvlak te creëren voor bredere toepassing.